Politique de confidentialité

POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

Date de la dernière révision : janvier 2025

 

Bienvenue sur le site onyxcpa.com, y compris ses fonctions, applications, services ou sites web associés (« Site web »), exploité par Onyx CPA inc. (« Onyx » ou « nous »). Onyx s’engage à respecter la vie privée de ses clients, partenaires et de tous les autres visiteurs de son Site web (« Utilisateurs » ou « vous ») ainsi qu’à protéger leurs Renseignements personnels, tel que défini ci-après.

La présente politique de confidentialité (« Politique ») a pour objectif de fournir des informations sur les Renseignements personnels que nous recueillons et traitons dans le cadre de votre utilisation du Site web. Vous trouverez également les différentes façons de nous contacter afin, entre autres, d’obtenir plus d’information au besoin.

Le Site web est administré à partir du Québec, au Canada. Cette Politique tient ainsi compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé en vigueur au Québec, ainsi que de toute autre loi à laquelle Onyx pourrait être sujet dans le cadre de ses activités (collectivement « Loi(s) »).  Les Renseignements personnels que vous allez fournir à Onyx ne seront pas utilisés à d’autres fins que celles prévues par la Loi applicable et en conformité avec la présente Politique.

En utilisant le Site web ou en y fournissant vos Renseignements personnels, vous consentez à leur cueillette, utilisation, divulgation et conservation conformément aux conditions des présentes.

Nous vous recommandons de lire attentivement cette Politique. À défaut d’y consentir, veuillez ne pas nous divulguer de Renseignements personnels et cesser d’utiliser le Site web. Vous pouvez également vous désabonner à tout moment de toute infolettre que nous pourrions publier ou nous envoyer un courriel à l’adresse indiquée dans la section « Contactez-nous » ci-dessous.

Champ d’application

Cette Politique s’applique aux Renseignements personnels des Utilisateurs transmis à Onyx via le Site web ou par tout autre moyen écrit ou oral, incluant lors de vos rencontres avec nous. Les Renseignements personnels sont recueillis lors de votre utilisation du Site web, dans le cadre de nos relations d’affaires, notamment lorsque vous utilisez nos services, lors d’un abonnement à nos publications ainsi que dans le cadre de vos échanges avec nous.

La présente Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels des employés, consultants ou autres individus liés à Onyx, ni à toute information qui ne constitue pas un Renseignement personnel, tel ceux de nature exclusivement commerciale.

Qu’est-ce qu’un Renseignement personnel?

Un renseignement personnel consiste en toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par référence à un ou en combinaison de plusieurs éléments propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Cela comprend, sans s’y limiter, le nom, numéro de téléphone, adresse postale ou électronique, identifiant de connexion, données de localisation, renseignements bancaires ou de cartes de crédit, adresse IP, etc. (collectivement « Renseignements personnels »).

 

Collecte de Renseignements personnels

 

Nous recueillons les Renseignements personnels avec votre consentement ou selon ce que les Lois en vigueur permettent ou exigent. Votre consentement peut être exprès ou implicite, selon les circonstances et la Loi applicable. Lorsque vous nous communiquez des Renseignements personnels d’une autre personne, à titre de client, partenaire ou autrement, vous êtes responsable de ces renseignements et nous présumons que vous avez obtenu le consentement valide de cette personne nous permettant ainsi de recueillir, utiliser et communiquer ces Renseignements personnels conformément aux termes de la présente Politique.

 

Les services de Onyx ne sont pas destinés aux mineurs. Aussi, nous ne collectons ni ne traitons en connaissance de cause des Renseignements personnels sur ces derniers. Par votre utilisation du Site web, vous déclarez et garantissez que vous avez atteint l’âge légal de la majorité dans votre lieu de résidence ou que vous êtes autorisé à utiliser le Site web par le titulaire de l’autorité parentale à votre égard. Dans l’hypothèse où nous aurions connaissance de la collecte de Renseignements personnels de mineurs sans une telle autorisation, nous prendrions les mesures appropriées afin de supprimer ces Renseignements personnels de nos serveurs.

 

Onyx limitera la collecte de Renseignements personnels, autant en ce qui concerne leur nature que leur volume, à ce qui est nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont recueillis. Nous verrons également à nous assurer que les Renseignements personnels que nous détenons soient exacts, complets et à jour.

 

Informations que vous nous fournissez directement

 

Quelles sont les informations recueillies ?

 

Nous recueillons les Renseignements personnels que vous nous fournissez directement sur une base volontaire, que ce soit en utilisant nos services, le Site Web, ou dans le cadre de nos échanges et relations d’affaires. Cela inclut, selon le cas:

 

  • Prénom;
  • Nom;
  • Date de naissance;
  • Numéro d’assurance sociale;
  • Adresse courriel ;
  • Adresse postale;
  • Numéro de téléphone;
  • Renseignements financiers;
  • État civil;

 

Comment ces informations sont-elles recueillies ?

 

Les Renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont collectées lors des interactions avec nous ou avec le Site web, de la manière suivante :

 

  • Support papier ou électronique (p. ex. clé USB ou fichier informatique)
  • Lorsque vous nous contactez par courriel, par téléphone ou autrement;
  • Par le biais des différents formulaires disponibles sur le Site web, par exemple pour nous contacter ou pour soumettre une candidature;
  • En souscrivant à notre infolettre, le cas échéant.

 

Traitement de vos Renseignements personnels

Les Renseignements personnels ainsi recueillis servent divers objectifs de nature contractuelle, administrative, commerciale ou légale. De manière plus spécifique, Onyx utilise vos Renseignements personnels pour les fins suivantes :

Prestation de nos services

Nous recueillons des Renseignements personnels principalement pour l’exécution des mandats que vous nous confiez, notamment pour la préparation de déclarations aux autorités fiscales, états financiers, réorganisation corporative, planification successorale, stratégie de financement, etc. Les Renseignements personnels sont alors utilisés de la manière nécessaire à la mise en œuvre des ententes en cours, ainsi qu’à des fins de facturation, gestion des comptes et autres affaires administratives.

Dans le cadre de ses activités, Onyx agit également dans certains cas comme sous-traitant de Renseignements personnels pour le compte de ses clients. Il peut s’agir par exemple d’informations sur les employés, les partenaires ou les membres de la famille de nos clients. Dans une telle éventualité, ce sont alors ces clients qui ont le contrôle sur vos Renseignements personnels et qui déterminent notamment la nature des informations collectées, les finalités d’utilisation, les moyens de traitement, la durée de conservation, etc. Onyx traite alors les Renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de la prestation de ses services, exclusivement en conformité avec les instructions de ses clients, les ententes en cours et la présente Politique.

Communication avec les Utilisateurs

Les Renseignements personnels que vous nous fournissez directement servent également à traiter les demandes reçues lorsque vous nous contactez, oralement ou par écrit. Il peut s’agir d’une demande d’information, de rendez-vous, de prestation de services, etc. Les Renseignements personnels comprennent alors le message de l’Utilisateur ainsi que toute communication ultérieure. Nous pourrions également utiliser vos Renseignements personnels pour communiquer avec vous, notamment pour vous informer des modifications apportées à nos conditions d’utilisation ou la présente Politique, dans le cadre de la prestation de nos services ou pour d’autres raisons administratives.

Aussi, selon la nature et l’évolution des échanges lors d’une prise de contact initiale, vos Renseignements personnels pourraient également être utilisés à d’autres fins, incluant la préparation d’une offre de service ou la référence à l’un de nos partenaires, ceci à votre demande.

Gestion du Site Web

Onyx utilise les Renseignements personnels qui sont nécessaires à l’administration du Site web, notamment afin de (i) vous permettre d’utiliser le Site web ainsi que les services y étant offerts; (ii) vous créer un compte dans la zone client; (iii) entretenir, mettre à jour et améliorer le Site Web; et (iv) vous offrir du support technique.

Envoi de l’infolettre

Nous recueillons votre adresse courriel lorsque vous adhérez à notre infolettre, le cas échéant, afin de vous informer de notre offre de service et des actualités reliées à notre domaine d’activité professionnelle pouvant s’avérer d’intérêt pour vous. Vous pouvez à tout moment et sans justification demander à ne plus recevoir notre infolettre et, plus généralement, nos communications relatives à nos services et nos activités. Toute communication électronique de notre part ou envoyée de la part d’un tiers inclut des instructions vous informant comment vous désabonner des communications à venir.

Droits et obligations en vertu d’une Loi

Onyx utilisera également les Renseignements personnels de la manière nécessaire afin de se conformer à toute Loi, ainsi qu’aux fins de répondre à notre intérêt légitime d’assurer la protection et la défense de nos droits en cas de contentieux.

Fichiers témoins et journaux

 

Quelles sont les informations que nous recueillons ?

 

En plus de ce qui précède, nous pouvons recueillir et collecter automatiquement des informations vous concernant, lesquelles peuvent constituer en partie des Renseignements personnels, notamment :

 

  • Adresse IP ;
  • Système d’exploitation ;
  • Type d’appareil utilisé;
  • Pages visitées et requêtes ;
  • Heure et jour de connexion ;
  • Liens que vous cliquez ;
  • Origine de l’Utilisateur ;
  • Géolocalisation; et
  • Langue de votre navigateur.

 

Comment et pourquoi ces informations sont-elles recueillies ?

 

Ces informations sont recueillies par le biais de témoins de connexion (cookies). Les cookies sont de petits fichiers qui sont stockés sur votre ordinateur ou sur tout appareil de communication électronique que vous utilisez lorsque vous visitez le Site web. Ces fichiers permettent l’échange d’informations d’état entre le Site web et votre navigateur.

 

Nous utilisons les cookies suivants :

 

  • Cookies de session : Ces cookies sont indispensables au bon fonctionnement du Site web ainsi que de ses fonctionnalités. Ils ne recueillent pas d’informations destinées à être utilisées à des fins de prospection commerciale ou de ciblage publicitaire. Les cookies de session sont des identifiants encryptés non reconnaissables mais indispensables pour que vous n’ayez pas, entre autres, à vous reconnecter à chaque page que vous consultez.

 

  • Cookies de Google Analytics: Google Analytics collecte plusieurs types d’informations reliées à votre navigation dans la Site web. Cette information est utilisée uniquement pour produire des statistiques et des rapports sur la navigation dans le Site web. Ces éléments nous permettent notamment d’améliorer le Site web en comprenant mieux les comportements de navigation des Utilisateurs.

 

Nous ne recueillons et n’utilisons que les informations requises et nécessaires pour nous permettre d’atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus. Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser les cookies. Le paramétrage des cookies peut se faire directement via votre navigateur et permet, selon le type de navigateur utilisé, de refuser systématiquement les cookies lors de la navigation ou de les autoriser au cas par cas. Veuillez toutefois noter qu’en désactivant les cookies, vous pourriez ne pas pouvoir bénéficier de certaines fonctionnalités disponibles sur notre Site web.

 

Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, assurez-vous d’effacer votre historique de navigation avant de mettre fin à chaque session.

 

À qui communiquons-nous vos Renseignements personnels ?

 

Onyx s’engage à ne partager vos Renseignements personnel que si vous en faites la demande, sur la base de votre consentement ou si la divulgation est autrement exigée ou autorisée par la Loi. Onyx ne vendra pas vos Renseignements personnels à des tiers

 

Nous pourrions ainsi partager vos Renseignements personnels avec des fournisseurs, partenaires, employés ou autres tierce parties de la manière nécessaire pour rendre nos services, effectuer du référencement professionnel sur votre demande, gérer le Site web ou exercer nos droits légaux. Nous pourrions également communiquer des informations qui incluent des Renseignements personnels à nos agences de marketing, ceci à des fins de promotion commerciale aux conditions permises par la Loi.

Nos prestataires de services et partenaires sont choisis pour leur expertise et leur fiabilité. Ils agissent en notre nom et selon nos instructions. Nous n’autorisons ces prestataires à utiliser vos Renseignements personnels que dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour exercer nos activités ou pour respecter des exigences légales. Nous prenons les moyens raisonnables pour assurer que tout tiers fournisseur de services offre un environnement sécuritaire et adéquat et des mesures sécuritaires conformes à celles exigées par les Lois applicables, afin que vos Renseignements personnels soient protégés en permanence.

 

Veuillez également noter que les Lois applicables, autant au Québec que dans d’autres juridictions, peuvent faire en sorte qu’un gouvernement, une cour de justice ou un organisme étatique soient autorisés à exiger la divulgation de vos Renseignements personnels et vos Renseignements personnels pourraient être communiqués dans ces cas-là.

 

Combien de temps les Renseignements personnels seront-ils conservés ?

La conservation des Renseignements personnels est d’une durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités visées par la présente Politique ainsi que durant la période requise par toute Loi applicable, notamment la règlementation fiscale. Pour avoir plus d’information concernant notre politique de rétention, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées mentionnées dans la section « contactez-nous ».

Stockage et transfert

Les Renseignements personnels que nous recueillons sont stockés dans des serveurs sécurisés à accès restreint, basés au Québec et aux États-Unis, soit sur nos propres serveurs ou sur ceux de tiers fournisseurs de services.

Dans la mesure où des Renseignements personnels sont transférés à l’extérieur du Québec, nous prendrons les mesures requises par les Lois applicables, qui pourraient notamment inclure selon le cas: (i) une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant le transfert; (i) l’obtention de votre consentement avant de procéder au transfert; (ii) la mise en place de règles d’entreprises contraignantes; (iii) l’adoption de clauses types de protection des données approuvées par les autorités compétentes; ou (iv) l’obtention de garanties appropriées de la part des destinataires des Renseignements personnels dans le pays tiers à l’effet que ces derniers sont adéquatement protégés.

Sécurité

Le Site web conserve les Renseignements personnels compilés dans un environnement sécurisé et diverses mesures pour empêcher leur divulgation, utilisation, altération ou destruction non autorisée ont été mises en place. Le Site web a notamment recours au protocole TSL lors de la transmission de vos Renseignements, à des logiciels anti-virus, des pare-feux (firewall) ainsi qu’à des procédures de sauvegarde informatique. Onyx a également pris d’autres mesures visant à assurer la sécurité des Renseignements personnels, en plus de ceux mentionnés ailleurs dans la présente Politique, qui incluent notamment (i) l’accès limité aux Renseignements personnels par le personnel ayant besoin d’y accéder pour exécuter leurs tâches (service à la clientèle, administration, contrôleur, etc.), ceux-ci étant tenus à la confidentialité dans l’exercice de leurs fonctions; (ii) la protection physique des locaux d’ Onyx;  (iii) l’examen régulier de nos pratiques et de la présente Politique, etc.

 

Onyx s’engage à prendre tous les moyens raisonnables afin d’assurer un niveau de confidentialité et de sécurité des Renseignements personnels conforme aux standards technologiques raisonnables eu égard à son champ d’activité.

 

Liens externes et formulaires

 

Pour votre commodité, le Site web peut inclure des hyperliens vers des sites internet externes opérés par des tiers. En cliquant sur ces hyperliens, vous quitterez le Site web vers ceux de ces tiers, lesquels peuvent faire l’objet de politiques et de pratiques de protection de la confidentialité différentes. La présente Politique n’est plus applicable lorsque vous quittez notre Site web. Veuillez consulter les politiques en matière de confidentialité de ces autres sites sur lesquels vous êtes redirigé avant de fournir des Renseignements personnels. Nous ne sommes pas responsables des pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de communication de Renseignements personnels d’autres entités auxquelles vous pouvez accéder à partir de notre Site web, et nous n’acceptons aucune responsabilité à cet égard.

Responsable des Renseignements personnels chez Onyx

Onyx a désigné un responsable de la protection de la vie privée chargé de veiller au respect de cette Politique et de la Loi applicable en matière de protection de vos Renseignements personnels. Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes concernant l’application de cette Politique ou la gestion de vos Renseignements personnels, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée dont les coordonnées sont indiquées dans la section « Contactez-nous » ci-dessous.

Vos droits en lien avec vos Renseignements personnels

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, vous pourriez avoir les droits suivants :

 

Droit de demander à avoir accès à vos renseignements personnels : sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’une somme monétaire conformément à ce que prévoit la loi, vous pourriez ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons;

  • Rectification : afin de rester exacts et précis sur les renseignements vous concernant, nous vous remercions de bien vouloir nous faire part de toute rectification de vos renseignements, tel qu’un changement d’adresse ou de numéro de téléphone.

 

  • Portabilité : le cas échéant, vous avez le droit de demander le transfert de certains renseignements personnels à une autre partie;

 

  • Effacement : dans certaines circonstances limitées prévues dans les lois applicables, vous pourriez demander la suppression de vos renseignements personnels.

 

Vous pouvez également refuser, lorsque la collecte est basée sur votre consentement, à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte. Veuillez prendre note que nous pourrions être dans l’impossibilité de vous fournir certains services ou l’accès à certaines fonctionnalités du Site web si vous retirez ou refusez de nous donner votre consentement pour l’utilisation de vos Renseignements personnels en conformité avec la présente Politique.

Afin de faire valoir ces droits, vous devez nécessairement formuler votre demande par écrit avec notre responsable de la protection de la vie privée de la manière indiquée dans la section « Contactez-nous » ci-dessous.

Modifications de cette Politique

Nous nous réservons le droit unilatéral d’apporter à tout moment des modifications à la présente Politique. Telles modifications seront affichées sur le Site web et entreront en vigueur immédiatement après l’affichage

En continuant à utiliser le Site web après la publication d’une mise à jour, vous consentez à ce que nous utilisions vos Renseignements personnels conformément à la politique amendée.

Contactez-nous

 

Si vous avez des questions concernant cette Politique ou une demande écrite à notre responsable de la protection de la vie privée, veuillez nous contacter comme suit :

Responsable à la protection des renseignements personnels

Téléphone :                    418 883-4747
Email :                            privacy@onyxcpa.com

Adresse (siège social) :  76, boulevard Bégin, Sainte-Claire, Québec, G0R 2V0